Email Etiquette mengacu pada praktik atau pedoman terbaik untuk segala hal saat mengirimkan email mulai dari semantik hingga tata bahasa dan tanda baca. Sebuah teks yang kamu kirimkan untuk sahabat mungkin tidak akan terlihat sama dengan yang kamu kirim ke atasan. Jadi, kamu harus mempelajari etiket email.
Etiket email mencakup pemformatan, struktur, ejaan, dan semua elemen serta tata krama yang diperlukan untuk mengirim email. Tentu saja, pedoman yang kamu ikuti mungkin berubah tergantung pada siapa yang mengirim email, tetapi selalu lebih baik untuk berhati-hati ketika berhubungan dengan korespondensi profesional.
3 Praktik Terbaik Email Etiquette
1. Tulis Baris Subjek yang Sederhana dan Jelas
Baris subjek yang sederhana dan lugas dapat membantu pesan kamu menonjol di notifikasi yang sering membanjiri kotak masuk. Perpesanan yang kamu sertakan di baris subjek juga dapat berdampak langsung pada apakah email pernah dibuka atau tidak oleh penerima.
Buat baris subjek yang mengomunikasikan poin utama pesan kamu untuk menyajikan seluruh pesan. Tulis dalam 60 karakter atau kurang. Buatlah judul email sedemikian rupa sehingga penerima dapat memahami pernyataan, dan juga akan tahu apa yang akan ditemukan dalam konten email.
2. Selalu Gunakan Bahasa Formal
Apakah kamu berkomunikasi dengan kolega yang sudah kamu anggap sebagai teman dekat, atau calon klien, sebaiknya pertahankan percakapan tetap formal. Jika kamu mengirim email ke rekan kerja, sapaan biasa seperti “Selamat pagi”, mungkin merupakan sapaan yang tepat.
Jika kamu menghubungi seseorang untuk pertama kalinya atau jika mereka adalah kenalan profesional, pilihlah sapaan yang lebih formal, seperti “Dear Jonathan”.
Sebaiknya gunakan satu atau dua kalimat pertama untuk memperkenalkan diri menggunakan nama lengkap, serta menyebutkan perusahaan, tujuan, atau instansi yang kamu wakili. Etiket ini sangat penting saat menghubungi klien, kolega, koneksi, atau kenalan baru.
3. Jangan Gunakan Emoji dan GIF
Etika mengirim email selanjutnya adalah, kamu juga tidak menggunakan emoji dan GIF. Pasti ada dorongan untuk menambahkan wajah smiley ke kalimat atau pernyataan yang berpotensi serius, atau mengakhiri lelucon dengan emoji tawa.
Tetapi sebaiknya jangan gunakan emoji atau GIF jika kamu baru pertama kali berhubungan. tuk Kecuali jika penerima telah menggunakan emoji atau grafik di balasan sebelumnya. Sebisa mungkin cobalah untuk menghindarinya.
Penasaran dengan email etiquette lainnya? Ayo gabung dengan kursus bahasa Inggris English First untuk asah kemampuan menulis dalam bahasa Inggris dengan lebih baik!
